Wissensmanagement-Methoden im Überblick

Was sind Wissensmanagement-Methoden?

Wissensmanagement-Methoden sind die Werkzeuge der täglichen Arbeit mit Wissen. Der Praxisleitfaden Wissensmanagement des Fraunhofer IPK und IFF, kurz ProWis, fasst darunter alle Verfahren, Methoden, Instrumente und Werkzeuge, die einen systematischen Umgang mit Wissen im Unternehmen unterstützen. Ziel ist, die Geschäftsprozesse leistungsfähiger zu machen.

Die ProWis-Lösungsbox versammelt rund 50 solcher Lösungen, darunter Debriefing, Expertenverzeichnis, Communities of Practice, Wissenslandkarte, Handbuch, Checkliste und Wissensbilanz. Kein Unternehmen braucht alle. Der Leitfaden versteht die Box als Baukasten, aus dem Sie wählen, was zu Ihrem Problem passt.

Hilfreich ist die Unterscheidung zweier Strategien aus dem Glossar des Leitfadens. Personalisierungsstrategien verbessern den Austausch zwischen Personen, etwa über Expertenverzeichnisse oder Communities of Practice. Dokumentationsstrategien zielen darauf, explizites Wissen mit IT-Anwendungen strukturiert zu speichern und zu verteilen. Die meisten Betriebe brauchen eine Mischung.

Wie Wissensmanagement insgesamt aufgebaut ist, erklärt der Leitfaden Wissensmanagement im Unternehmen. Hier geht es eine Ebene tiefer: welche Methode wofür und in welcher Reihenfolge.

Welche Methoden passen zu welcher Kernaktivität?

Das Referenzmodell des Fraunhofer IPK stellt die Geschäftsprozesse in die Mitte. In ihnen wird Wissen erzeugt, gespeichert, verteilt und angewendet. Diese vier Kernaktivitäten bilden einen geschlossenen Kreislauf, und die ProWis-Lösungsbox lässt sich nach ihnen filtern.

Die Tabelle ordnet verbreitete Methoden aus der Lösungsbox ihrem Schwerpunkt zu. Die Zuordnung ist eine Orientierung dieser Seite, viele Methoden wirken in mehreren Aktivitäten. Die dritte Spalte zeigt, wo KI-Werkzeuge die Methode unterstützen können.

Wie wählen Sie die passende Methode aus?

Beginnen Sie beim Engpass. Der ProWis-Leitfaden empfiehlt eine Analyse je Geschäftsprozess, die GPO-WM-Analyse: In einem Workshop bewerten die Beteiligten jede Kernaktivität nach dem Ampelprinzip mit kein, mittlerer oder hoher Handlungsbedarf. Heraus kommt ein Wissensaktivitätsprofil, das zeigt, wo Wissen hakt.

Danach hilft eine Matrix aus Handlungsbedarf und Umsetzbarkeit, jeweils gering, mittel oder hoch. Im Praxisbeispiel des Leitfadens hatte ein Unternehmen sieben Handlungsfelder gefunden, aber nur zwei mit hoher Dringlichkeit und hoher Umsetzbarkeit. Die Beschränkung auf diese zwei verhinderte, dass sich das Team im Tagesgeschäft verzettelt.

Die Tabelle ordnet typische Engpässe aus der ProWis-Liste der häufigsten Herausforderungen im Mittelstand passenden Methoden zu. Die Spalte rechts nennt den Leitfaden auf dieser Seite, der die Methode vertieft.

Wie sichern Debriefing und Lessons Learned Projekterfahrung?

Das Debriefing bewertet ein Projekt im Nachhinein, um für die Zukunft zu lernen. Der ProWis-Leitfaden stellt drei Fragen in den Mittelpunkt: Was ist gut gelaufen? Was ging schief und was waren die Gründe dafür? Was können wir künftig besser machen? Mit derselben Methode kann ein Team auch auswerten, wie die Zusammenarbeit geklappt hat.

Im Werkzeugüberblick des Leitfadens heißt das Verfahren auch Projektdebriefing oder Lessons-Learned-Workshop. Die dokumentierten Erfahrungen liefern anderen Teams eine Vorlage für ihre eigenen Projekte. Damit gehört die Methode vor allem zur Kernaktivität Erzeugen, wirkt aber über die Ablage weiter.

Wie Sie ein Debriefing moderieren und welche Fragen über die drei Grundfragen hinaus helfen, zeigt der Leitfaden Debriefing im Unternehmen. Wie Sie die Ergebnisse so ablegen, dass sie im nächsten Projekt gefunden werden, beschreibt der Leitfaden Lessons Learned.

Wer weiß was? Wissenslandkarte und Expertenverzeichnis

Eine Wissenslandkarte macht sichtbar, wo Wissen im Unternehmen liegt. Der Fraunhofer-Leitfaden „Wissen erfolgreich bewahren“ beschreibt die Wissens- und Aufgabenlandkarte als Mindmap des Erfahrungsschatzes einer Person. Leitfragen sind etwa: Welche Aufgaben führen Sie durch? Wer sind Ihre wichtigsten Ansprechpartner? Welche Vorgehensweisen haben sich bewährt?

Das Expertenverzeichnis beantwortet dieselbe Frage für das ganze Haus: Wer kennt sich womit aus? Im Beispiel einer Prioritätenliste im ProWis-Leitfaden steht das Anlegen eines Expertenverzeichnisses auf Platz eins. Es gehört zu den Personalisierungsstrategien, weil es Menschen zusammenbringt.

Wie Sie eine Wissenslandkarte Schritt für Schritt erstellen und aktuell halten, erklärt der Leitfaden Wissenslandkarte.

Wann helfen Communities of Practice?

Communities of Practice sind Gruppen von Menschen, die eine gemeinsame Praxis teilen und voneinander lernen, oft über Abteilungsgrenzen hinweg. Nonaka, Toyama und Konno beschreiben sie im Jahr 2000 so: Mitglieder lernen, indem sie an der Gemeinschaft teilnehmen, und ihre Grenzen sind durch Aufgabe, Kultur und Geschichte der Gemeinschaft gesetzt.

Für den Betrieb heißt das: Eine Community braucht Beständigkeit und eine eigene Identität, also feste Termine, eine Ansprechperson und ein Thema, das die Mitglieder wirklich beschäftigt. Denkbar ist etwa ein regelmäßiger Austausch der Instandhaltung mehrerer Standorte oder ein Kreis aller Projektleitungen.

Wie Sie eine Community of Practice im Unternehmen aufbauen und am Leben halten, beschreibt der Leitfaden Communities of Practice.

Was ist eine Wissensbilanz?

Eine Wissensbilanz ist laut Glossar des ProWis-Leitfadens ein Instrument zur gezielten Darstellung und Entwicklung des Intellektuellen Kapitals einer Organisation. Sie zeigt die Zusammenhänge zwischen Zielen, Geschäftsprozessen, Intellektuellem Kapital und Geschäftserfolg und beschreibt diese Elemente mit Indikatoren.

In Deutschland ist die Methode vor allem als „Wissensbilanz Made in Germany“ bekannt. Den Leitfaden 2.0 dazu hat das damalige Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie herausgegeben, die Fassung vom November 2013 stammt von Autoren der alwert GmbH, der Intangible Asset Consulting GmbH und des Fraunhofer IPK. Er begründet die Methode damit, dass übliche Bilanzen nur die finanzielle und materielle Vergangenheit eines Unternehmens zeigen.

Das Intellektuelle Kapital teilt der Leitfaden in drei Arten. Die Wissensbilanz kann als internes Managementinstrument dienen, um Schwachstellen und Potenziale aufzudecken, und als externes Berichtsinstrument, etwa im Gespräch mit der Bank. Der ProWis-Leitfaden nennt sie außerdem als Werkzeug, um den Erfolg von Wissensmanagement-Projekten zu messen.

• Humankapital umfasst Kompetenzen, Fertigkeiten und Motivation der Beschäftigten. Es geht mit ihnen.
• Strukturkapital umfasst Strukturen wie IT, Kultur und dokumentiertes Wissen. Es bleibt im Unternehmen.
• Beziehungskapital umfasst die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Partnern und Kapitalgebern.

Wie erstellen Sie eine Wissensbilanz?

Der Leitfaden 2.0 beschreibt acht Schritte. Sie verteilen sich in der Regel auf drei ganztägige Workshops mit einem Wissensbilanz-Team und deren Vor- und Nacharbeit. Die Laufzeit soll acht Wochen nicht überschreiten, den Aufwand schätzt der Leitfaden je nach Unternehmensgröße und Ziel auf 20 bis 60 Personentage.

Das Team soll einen repräsentativen Querschnitt des Unternehmens abbilden und fünf bis zehn Mitglieder umfassen. Für den Einstieg rät der Leitfaden, sich auf zwei bis vier Einflussfaktoren je Kapitalart zu beschränken, insgesamt also rund zehn, weil der Aufwand mit jedem Faktor stark steigt.

Ein Beispiel zur Orientierung: Ein mittelständischer Zulieferer wählt als Faktoren unter anderem Fachkompetenz in der Fertigung, dokumentiertes Prozesswissen und Kundenbeziehungen. Im ersten Workshop zeigt die Bewertung, dass das Prozesswissen kaum dokumentiert ist. Daraus entsteht als Maßnahme ein Debriefing nach jedem Anlauf eines neuen Produkts.

1. Geschäftsmodell beschreiben

   Bilanzierungsbereich, Geschäftsumfeld, Strategie und Geschäftsprozesse festhalten. Das passiert in der Vorbereitung.

2. Intellektuelles Kapital definieren

   Einflussfaktoren für Human-, Struktur- und Beziehungskapital festlegen. Workshop 1.

3. Intellektuelles Kapital bewerten

   Jeden Faktor nach Quantität, Qualität und Systematik einschätzen, kurz QQS-Bewertung. Workshop 1.

4. Intellektuelles Kapital messen

   Passende Indikatoren erheben und den Faktoren zuordnen. Nacharbeit.

5. Wirkungszusammenhänge erfassen

   Klären, welcher Faktor welchen beeinflusst und was auf den Geschäftserfolg wirkt. Workshop 2.

6. Ergebnisse auswerten

   Stärken, Schwächen und Hebel analysieren und interpretieren. Workshop 3.

7. Maßnahmen ableiten

   Aus den Ergebnissen konkrete Verbesserungen planen. Workshop 3.

8. Wissensbilanz zusammenstellen

   Ergebnisse für die jeweilige Zielgruppe aufbereiten, intern oder extern.

Wo hilft KI bei Wissensmanagement-Methoden?

KI verändert vor allem das Speichern und Verteilen. Ein System mit Retrieval Augmented Generation durchsucht Protokolle, Handbücher und Wikis und beantwortet Fragen in ganzen Sätzen. Das BSI beschreibt als Vorteil, dass die Antwort zeigen kann, auf welchen Textauszügen sie beruht. Das mildert die Auswirkungen von Halluzinationen.

Beim Erzeugen hilft KI als Schreibhilfe. Aus dem Mitschnitt eines Debriefings entsteht ein Protokollentwurf, aus einer Wissenslandkarte ein Steckbrief. Prüfen muss das Ergebnis ein Mensch, der das Thema kennt.

Grenzen gibt es zwei. Eine KI findet nur, was Methoden wie Debriefing, Transfergespräch oder Community vorher hervorgebracht haben. Und das BSI rät, Zugriffsrechte im Suchschritt technisch umzusetzen: Es sollte genau geprüft werden, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Wie Sie die Datenschutzfragen dabei angehen, erklärt der Beitrag zu KI und Datenschutz.

Methoden liefern das Material, KI macht es auffindbar. Eine KI-Suche über leere oder veraltete Ablagen bringt keinen Gewinn.

Checkliste: Methoden im Betrieb einführen

Der ProWis-Leitfaden führt Wissensmanagement in fünf Phasen ein: Initialisierung, Analyse, Ziele und Lösungen, Umsetzung und Bewertung. Die Punkte unten folgen diesen Phasen. Wer ausscheidende Fachkräfte als dringendsten Engpass sieht, beginnt beim Wissenstransfer, wer neue Beschäftigte schneller selbstständig machen will, bei der Einarbeitung.

Wenn Sie Ihren Engpass gemeinsam einordnen und die ersten Methoden auswählen wollen: Wissensmanagement für Ihr Unternehmen besprechen.

• Einen Geschäftsprozess wählen und eine verantwortliche Person benennen.
• Je Kernaktivität den Handlungsbedarf nach dem Ampelprinzip einschätzen.
• Maßnahmen nach Dringlichkeit und Umsetzbarkeit ordnen, höchstens zwei starten.
• Für jede Methode Termin, Ablage und Zuständigkeit festlegen.
• Nach einigen Monaten mit Debriefing oder Wissensbilanz prüfen, was wirkt.

Häufige Fragen