ISO 30401: die Norm für Wissensmanagementsysteme

Was ist ISO 30401?

ISO 30401 mit dem Titel „Knowledge management systems: Requirements“ ist die internationale Norm für Wissensmanagementsysteme. Sie erschien im November 2018 in erster Ausgabe und umfasst laut ISO 20 Seiten. Erarbeitet hat sie das Technische Komitee ISO/TC 260, das für Personalmanagement zuständig ist.

Laut Anwendungsbereich legt die Norm Anforderungen und Leitlinien fest, um ein wirksames Managementsystem für Wissensmanagement einzuführen, umzusetzen, aufrechtzuerhalten, zu überprüfen und zu verbessern. Alle Anforderungen gelten für jede Organisation, unabhängig von Art, Größe und Angebot. Auch ein Betrieb mit 50 Beschäftigten kann sie also anwenden.

In Deutschland erscheint die Norm als DIN ISO 30401 „Wissensmanagementsysteme: Anforderungen“. Aktuell ist laut DIN Media die Ausgabe 2022-11, die ISO 30401:2018 und die Änderung 1 von 2022 zusammenführt. Eine weitere Änderung, DIN ISO 30401/A2:2025-08, ergänzt sie. Wie die Norm in das Wissensmanagement insgesamt passt, erklärt der Leitfaden Wissensmanagement im Unternehmen.

Welche Grundsätze legt die Norm fest?

Die Einleitung der Norm ist auf der Online Browsing Platform der ISO frei einsehbar. Sie stellt fest, dass es für Wissensmanagement keine allgemein anerkannte Definition gibt und vor dieser Norm keine weltweiten Standards bestanden. Als verbreiteten Irrtum nennt sie die Annahme, der Kauf eines Technologiesystems reiche aus, damit Wissensmanagement Wert schafft.

Wissen definiert die Norm als menschlichen oder organisationalen Vermögenswert, der wirksame Entscheidungen und Handlungen im jeweiligen Zusammenhang ermöglicht. Es kann individuell, kollektiv oder organisational sein und entsteht durch Lernen oder Erfahrung. Damit schließt die Norm ausdrücklich auch das Erfahrungswissen ein, das die Seite zu implizitem Wissen beschreibt.

Acht Leitprinzipien bilden den Rahmen. Sie erklären, warum die Norm kaum Werkzeuge vorschreibt und viel über Kultur und Zusammenarbeit sagt.

• Wissen ist immateriell und komplex, es wird von Menschen geschaffen.
• Der Wert von Wissen zeigt sich in seiner Wirkung auf Ziele und Leistung.
• Wissensmanagement dient den Zielen und der Strategie der Organisation.
• Es gibt keine Lösung für alle, jede Organisation passt den Ansatz an.
• Gemeinsames Verständnis braucht den Austausch zwischen Menschen.
• Gesteuert wird das Arbeitsumfeld, nicht das Wissen selbst.
• Die Kultur entscheidet über die Wirksamkeit.
• Wissensmanagement verläuft in Phasen mit Lernschleifen.

Wie ist ISO 30401 aufgebaut?

Nach Anwendungsbereich, Verweisen und Begriffen folgen die Kapitel 4 bis 10 mit den eigentlichen Anforderungen. Ihre Reihenfolge reicht vom Verständnis der eigenen Organisation über Führung und Planung bis zu Bewertung und Verbesserung. Die Überschriften unten stammen aus dem Inhaltsverzeichnis der DIN ISO 30401:2022-11.

Den fachlichen Kern bildet Abschnitt 4.4 zum Wissensmanagementsystem. Er gliedert sich in die Entwicklung von Wissen, die Übermittlung und Umwandlung von Wissen und die Enabler des Wissensmanagements. Abschnitt 4.5 behandelt die Wissensmanagementkultur. Wer das SECI-Modell kennt, findet den Gedanken der Umwandlung zwischen Wissensformen hier wieder.

Drei informative Anhänge ergänzen den Text: Anhang A beschreibt das Wissensspektrum, Anhang B grenzt Wissensmanagement von angrenzenden Disziplinen ab, Anhang C vertieft die Wissensmanagementkultur.

Kann man sich nach ISO 30401 zertifizieren lassen?

Ja, das ist eines der erklärten Ziele. Die Einleitung nennt zwei Zwecke: Leitlinie für Organisationen, die den Wert ihres Wissens besser nutzen wollen, und Grundlage für das Auditieren, Zertifizieren, Bewerten und Anerkennen solcher Organisationen durch interne und externe anerkannte Auditstellen. Die BSI Group beschreibt die Norm auf ihrer Produktseite ebenso.

Eine Pflicht zur Zertifizierung gibt es nicht, die Norm ist freiwillig. Wer sich zertifizieren lassen will, braucht den Normtext und klärt Ablauf, Umfang und Kosten direkt mit einer Zertifizierungsstelle. Das interne Audit nach Abschnitt 9.2 ist dafür eine gute Probe, auch ohne späteres Zertifikat.

Den Normtext gibt es nur gegen Gebühr. Die ISO nennt für ISO 30401:2018 einen Preis von 155 Schweizer Franken, DIN Media für die deutsche DIN ISO 30401:2022-11 als PDF ab 105,20 Euro einschließlich Mehrwertsteuer (Stand laut Anbieter, November 2026).

Für die meisten mittelständischen Betriebe ist ein Zertifikat nicht der erste Schritt. Die Gliederung der Norm hilft aber, Lücken im eigenen Vorgehen zu finden.

Was ändert sich mit der Neufassung von ISO 30401?

Die Ausgabe von 2018 hat zwei Änderungen erhalten: Amendment 1 aus dem Jahr 2022 und Amendment 2 aus dem Jahr 2024, das laut ISO klimabezogene Ergänzungen enthält. Normen werden alle fünf Jahre überprüft. Für ISO 30401:2018 lautet das Ergebnis laut ISO „to be revised“, die Norm wird also überarbeitet.

Die Neufassung liegt als ISO/DIS 30401, zweite Ausgabe mit 27 Seiten, als Entwurf vor. Laut ISO-Seite hat sie die Stufe 40.60 erreicht, den Abschluss der Abstimmung über den Entwurf. Die ISO erwartet, dass sie die Fassung von 2018 in den kommenden Monaten ersetzt. Auch DIN Media führt den Entwurf mit Ausgabedatum 2026-06.

Der Anwendungsbereich ist in der Kurzbeschreibung des Entwurfs wortgleich mit der Fassung von 2018. Welche Anforderungen sich im Detail ändern, lässt sich ohne den kostenpflichtigen Entwurfstext nicht belegen. Wer jetzt einsteigt, kann mit der Gliederung arbeiten und den Abgleich nach Erscheinen der neuen Ausgabe nachholen.

Prüfliste: ISO 30401 im Mittelstand ohne Zertifikat nutzen

Die folgenden Schritte übertragen die Kapitel der Norm auf ein mittelständisches Unternehmen. Sie ersetzen nicht den Normtext, zeigen aber schnell, wo das eigene Vorgehen Lücken hat. Ein Beispiel zur Orientierung: Ein Zulieferer mit drei Standorten beginnt mit dem Wissen der Instandhaltung und weitet den Bereich erst nach der ersten Bewertung aus.

Passende Methoden für jeden Schritt sammelt der Überblick zu den Methoden des Wissensmanagements. Wie KI dabei als Werkzeug hilft, ohne die Kultur zu ersetzen, beschreibt die Seite zum KI-Wissensmanagement. Soll die Prüfliste auf Ihren Betrieb angewendet werden: Wissensmanagement für Ihr Unternehmen besprechen.

1. Bereich festlegen

   Klären, für welche Abteilung oder welchen Prozess das System gelten soll und welches Wissen dort kritisch ist (Kapitel 4).

2. Verantwortung benennen

   Eine Person in der Leitung trägt das Thema, Rollen und Befugnisse sind schriftlich geregelt (Kapitel 5).

3. Ziele und Risiken klären

   Etwa das Risiko von Ruheständen in Schlüsselstellen und ein messbares Ziel für das erste Jahr (Kapitel 6).

4. Ressourcen und Werkzeuge sichern

   Zeit für Wissensarbeit einplanen, Kompetenzen aufbauen, Dokumentation und Ablage regeln. KI-Werkzeuge gehören hierher (Kapitel 7).

5. Abläufe leben

   Debriefings, Transfergespräche oder ein Expertenverzeichnis tatsächlich durchführen und nachweisen (Kapitel 8).

6. Bewerten und verbessern

   Einmal im Jahr prüfen, ob die Ziele erreicht wurden, und Abweichungen mit Maßnahmen schließen (Kapitel 9 und 10).

Häufige Fragen