Lessons Learned im Projekt

Was sind Lessons Learned im Projekt?

Lessons Learned heißt wörtlich „gelernte Lektionen“. Gemeint sind Erkenntnisse aus einem Projekt, die ein Team so festhält, dass spätere Projekte davon profitieren. Im Deutschen spricht man auch von Erfahrungssicherung.

Die NASA definiert eine Lesson Learned laut einem Bericht des US-Rechnungshofs GAO von 2002 als Wissen oder Verständnis, das durch Erfahrung gewonnen wurde. Die Erfahrung kann positiv sein, etwa ein gelungener Test, oder negativ, etwa ein Fehlschlag. Eine Lesson muss drei Prüfungen bestehen: Sie ist bedeutsam, weil sie den Betrieb tatsächlich oder vermutlich beeinflusst, sie ist sachlich richtig, und sie ist anwendbar, weil sie eine konkrete Gestaltung, einen Prozess oder eine Entscheidung benennt.

Der Praxisleitfaden Wissensmanagement von Fraunhofer IPK und IFF ordnet die Methode der Bewertung zu und nennt sie „Projektdebriefing (Lessons Learned Workshop)“. Welche weiteren Methoden es gibt und wie Sie die passende wählen, zeigt die Übersicht der Wissensmanagement-Methoden.

Wie läuft ein Lessons-Learned-Workshop ab?

Ein bewährtes Muster liefert das After Action Review, das die US-Entwicklungsbehörde USAID 2006 in einem Leitfaden nach dem Vorbild der US Army beschrieben hat. Es gliedert die Arbeit in vier Schritte: planen, vorbereiten, durchführen und nachverfolgen. Für die Sitzung selbst empfiehlt der Leitfaden höchstens 90 Minuten.

Den Termin legen Sie am besten schon bei der Projektplanung fest. Der USAID-Leitfaden rät, das Review so bald wie möglich nach dem Ereignis abzuhalten, wenn möglich innerhalb der ersten zwei Wochen. Bei langen Projekten lohnt zusätzlich ein kurzer Workshop nach jeder Phase.

1. Planen

   Gegenstand und Grenzen des Rückblicks festlegen, eine verantwortliche Person benennen, Teilnehmende auswählen und den Termin in den Projektplan schreiben.

2. Vorbereiten

   Eine Moderation bestimmen, die nicht selbst im Mittelpunkt des Projekts stand, dazu eine Person fürs Protokoll. Projektplan, Protokolle und Termine bereitlegen.

3. Durchführen

   Erst das Ziel klären, dann den tatsächlichen Verlauf in zeitlicher Reihenfolge rekonstruieren, danach Ursachen und Verbesserungen besprechen. Wichtige Punkte sichtbar mitschreiben.

4. Formulieren

   Jede Erkenntnis als konkrete Empfehlung aufschreiben, mit Geltungsbereich, verantwortlicher Person und Frist.

5. Nachverfolgen und ablegen

   Maßnahmen umsetzen und prüfen, Ergebnisse mit Schlagworten an einem festen Ort ablegen, den das nächste Projektteam vor dem Start liest.

Welche Fragen stellen Sie im Lessons-Learned-Workshop?

Der ProWis-Leitfaden stellt drei Fragen in den Mittelpunkt: Was ist gut gelaufen? Was ging schief und was waren die Gründe dafür? Was können wir zukünftig besser machen? Mit derselben Methode kann das Team auch auswerten, wie die Zusammenarbeit geklappt hat.

Der USAID-Leitfaden setzt eine Frage davor: Was sollte eigentlich passieren? Erst wenn das Team sich über das ursprüngliche Ziel einig ist, lässt sich die Abweichung sauber beschreiben. Für die Moderation empfiehlt er offene Fragen, weil sie Teilnehmende seltener in die Verteidigung drängen.

Diese Leitfragen haben sich als Gerüst bewährt. Wählen Sie für Ihren Workshop die aus, die zum Projekt passen:

• Was war das Ziel, und woran wollten wir den Erfolg erkennen?
• Was ist tatsächlich passiert, in welcher Reihenfolge?
• Wo wich der Verlauf vom Plan ab, und was war die Ursache?
• Was hat gut funktioniert und sollte im nächsten Projekt wieder so laufen?
• Welche Annahme hat sich als falsch erwiesen?
• Was würden wir einem Team raten, das morgen ein ähnliches Projekt beginnt?
• Wer setzt welche Verbesserung bis wann um?

Ein Lessons-Learned-Workshop ist keine Beurteilung von Personen. Der USAID-Leitfaden nennt das Review ausdrücklich keine Kritik- oder Beschwerderunde und keine Bewertung von Erfolg oder Misserfolg.

Lessons-Learned-Vorlage: Welche Felder braucht ein Eintrag?

Eine Vorlage sorgt dafür, dass jeder Eintrag später verständlich ist, auch für Menschen, die nicht im Projekt waren. Die folgende Tabelle verbindet die Fragen aus dem Workshop mit den drei Prüfungen der NASA. Die Beispielspalte zeigt einen erfundenen Fall, etwa bei einem Maschinenbauer, der eine Fertigungslinie umbaut.

Prüfen Sie jeden Eintrag vor dem Ablegen: Ist er bedeutsam, sachlich richtig und anwendbar? Ein Satz wie „Kommunikation verbessern“ besteht die dritte Prüfung nicht, weil er keine Entscheidung und keinen Prozess benennt.

Wo legen Sie Lessons Learned ab, damit sie gefunden werden?

Kritisch ist die Zeit nach dem Workshop. Der GAO-Bericht zur NASA beschreibt das deutlich: Die Projektleitungen sollten Lessons laut Vorschrift erfassen und vor wichtigen Meilensteinen die zentrale Datenbank LLIS lesen. In der Befragung gaben sie aber an, ihr Wissen vor allem aus Projektreviews und informellen Gesprächen mit Kollegen zu beziehen.

Als einen Grund nannte ein Befragter, dass die Datenbank so viele Themen abdeckt, dass passende Lessons schwer zu finden sind. Ein anderer sprach davon, sich durch irrelevante Einträge zu den wenigen „Juwelen“ durcharbeiten zu müssen. Die Befragten wünschten sich bessere Suchfunktionen und mehr positive Lessons.

Hier setzt KI an. Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet eine Frage wie „Was ist bei Inbetriebnahmen mit Fremdteilen schiefgegangen?“ aus allen abgelegten Berichten. Das BSI nennt beim Verfahren Retrieval Augmented Generation einen Vorteil: Die Antwort kann zeigen, auf welchen Textauszügen sie beruht. So prüfen Sie jede Auskunft am Originaleintrag.

Zwei Grenzen bleiben. Die KI findet nur, was jemand konkret aufgeschrieben hat, und Zugriffsrechte gehören laut BSI ins System selbst. Von einer Umsetzung über Textanweisungen an das Modell rät das BSI ab. Persönliche Einschätzungen über Kolleginnen und Kollegen haben in der Ablage nichts zu suchen: Der Fraunhofer-Leitfaden „Wissen erfolgreich bewahren“ hält solche Einschätzungen meist nicht mit Datenschutzrecht oder betrieblichen Regelungen vereinbar.

Typische Fehler bei Lessons Learned

Der GAO-Bericht nennt zwei Hürden, die auch im Mittelstand vertraut klingen: Projektleitungen scheuen sich, negative Erfahrungen zu teilen, weil sie nicht als schlechte Projektleiter dastehen wollen, und es fehlt die Zeit. Die folgenden Fehler sind aus Leitfäden und Praxis bekannt:

• Der Workshop findet Monate nach Projektende statt, wenn Details vergessen sind.
• Die Runde sucht Schuldige, und die Beteiligten halten Probleme zurück.
• Das Team sammelt nur Fehler und vergisst, was gut lief und wiederholt werden soll.
• Erkenntnisse bleiben allgemein und benennen keinen Prozess und keine Entscheidung.
• Niemand ist für die Maßnahmen verantwortlich, nichts wird nachverfolgt.
• Die Ablage hat keine Schlagworte, und niemand liest sie vor dem nächsten Projektstart.

Lessons Learned wirken am stärksten, wenn das Lesen fest im Projektstart verankert ist. Die NASA verlangte laut GAO, die Datenbank vor wichtigen Meilensteinen zu konsultieren.

Wie führen Sie Lessons Learned im Unternehmen ein?

Beginnen Sie mit einem Projekt, das gerade endet, und einem Workshop nach dem Ablauf oben. Legen Sie eine Vorlage fest und einen einzigen Ort für die Einträge. Ab dem zweiten Projekt gehört ein Punkt „Lessons der Vorgänger gelesen“ in jede Startbesprechung.

Lessons Learned sind eng verwandt mit dem Debriefing, das auch bei Übergaben und nach einzelnen Ereignissen hilft. Geht eine erfahrene Fachkraft, reicht ein Workshop nicht: Dann braucht es geplanten Wissenstransfer, damit kein Wissensverlust entsteht. Wie sich all das mit KI verbindet, erklärt der Leitfaden zum KI-Wissensmanagement.

Wenn Sie Lessons Learned einführen und mit einer durchsuchbaren Ablage verbinden wollen: Wissensmanagement für Ihr Unternehmen besprechen.

Häufige Fragen