Kurz gesagt
Eine Wissenslandkarte stellt grafisch dar, wo im Unternehmen welches Wissen vorhanden ist, etwa als Mindmap oder Tabelle. Ein Expertenverzeichnis ist ihre häufigste Form: Es zeigt, wer sich womit auskennt. Weil es Beschäftigtendaten enthält, gelten die Grundsätze der DSGVO. Erfasst eine Software das Wissen automatisch, kann zudem der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmen.
Was ist eine Wissenslandkarte?
Eine Wissenslandkarte macht sichtbar, wo im Unternehmen welches Wissen liegt. Sie beantwortet Fragen wie: Wer kennt sich mit der Altanlage aus? Wo liegt die Prüfanweisung? Welche Aufgaben hängen an einer einzigen Person? Die Form ist frei, üblich sind Mindmaps, Tabellen oder verlinkte Seiten in einem Wiki.
Das Fraunhofer IPK beschreibt im Leitfaden „Wissen erfolgreich bewahren“ die Wissens- und Aufgabenlandkarte. Sie bildet den Erfahrungsschatz einer Person grafisch ab, gesammelt als Mindmap und nach Themenblöcken geordnet. Die einzelnen Pfade lassen sich jederzeit erweitern oder bei Bedarf ausblenden.
Der Praxisleitfaden Wissensmanagement von Fraunhofer IPK und IFF führt die Wissenslandkarte und das Expertenverzeichnis als eigene Lösungen. Welche weiteren Verfahren es gibt, zeigt die Übersicht der Wissensmanagement-Methoden.
Was ist ein Expertenverzeichnis?
Ein Expertenverzeichnis listet Beschäftigte mit ihren Fachgebieten und dem Weg, sie zu erreichen. Es ist die Wissenslandkarte, die nach Personen sortiert ist.
Im ProWis-Leitfaden taucht das Expertenverzeichnis als Beispiel auf: In einer Matrix zur Priorisierung von Maßnahmen steht „Expertenverzeichnis anlegen“ als Vorhaben mit hoher Dringlichkeit. Der Leitfaden unterscheidet außerdem zwei Strategien. Personalisierungsstrategien verbessern den Austausch zwischen Personen, Dokumentationsstrategien das Festhalten von explizitem Wissen. Ein Expertenverzeichnis dient dem Austausch: Es schreibt das Wissen nicht auf, es führt zu der Person, die es hat.
Etienne und Beverly Wenger-Trayner nennen die Frage „Wer weiß was, und was fehlt uns?“ als typische Tätigkeit einer Community of Practice. Ein Expertenverzeichnis gibt solchen Gruppen eine Grundlage.
Welche Arten von Wissenslandkarten gibt es?
Die Arten unterscheiden sich vor allem darin, was sie zeigen: Personen, Dokumente oder Aufgaben. Die folgende Einteilung ist eine Orientierung für die Praxis. Die Aufgabenlandkarte und das Ansprechpartnernetzwerk stammen aus dem Fraunhofer-Leitfaden.
| Art | Was sie zeigt | Typische Frage |
|---|---|---|
| Expertenverzeichnis | Personen und ihre Fachgebiete | Wer kann mir bei diesem Thema helfen? |
| Wissensbestandskarte | Wo dokumentiertes Wissen liegt, etwa in Laufwerken, Wiki oder Handbüchern | Wo finde ich die gültige Anleitung? |
| Wissens- und Aufgabenlandkarte | Aufgaben, Ansprechpartner, Erfolge und bewährte Vorgehensweisen einer Person | Was muss die Nachfolge übernehmen? |
| Ansprechpartnernetzwerk | Interne und externe Kontakte mit Funktion und Anlass | Wen muss die Nachfolge kennenlernen? |
| Risikokarte | Wissen, das nur eine Person hat, verknüpft mit absehbaren Abgängen | Wo droht Wissen verloren zu gehen? |
Wie erstellen Sie eine Wissenslandkarte Schritt für Schritt?
Für eine Aufgabenlandkarte schlägt der Fraunhofer-Leitfaden Leitfragen vor: Welche Aufgaben führen Sie durch? Wer sind Ihre wichtigsten Ansprechpartner? Was waren Ihre größten Erfolge? Welche Vorgehensweisen haben sich bewährt? Was kommt in nächster Zeit auf Sie zu? Welche weiteren Maßnahmen sind nötig?
Ein Beispiel zur Orientierung: Ein Zulieferer mit 200 Beschäftigten beginnt mit der Qualitätssicherung. Erst entsteht eine Liste der Wissensgebiete aus den Prozessen, dann tragen die Beschäftigten freiwillig ein, worin sie sich auskennen. Die folgenden Schritte zeigen den Ablauf.
Zweck und Bereich festlegen
Schriftlich klären, wofür die Karte dient, etwa Ansprechpartner finden oder Abgänge vorbereiten, und mit welchem Bereich Sie beginnen.
Betriebsrat und Datenschutz einbinden
Vor der ersten Erfassung von Personendaten beide Stellen informieren. Das spart spätere Umbauten.
Wissensgebiete sammeln
Aus Prozessen, Produkten und Kundengruppen eine Liste der Themen ableiten, die für den Bereich zählen.
Wissensträger und Quellen zuordnen
Personen tragen ihre Fachgebiete selbst ein oder werden befragt. Dazu kommen Dokumente und Systeme, in denen Wissen liegt.
Darstellen und veröffentlichen
Die passende Form wählen, etwa Mindmap, Tabelle oder Wiki, und an einem Ort ablegen, den alle Berechtigten kennen.
Pflegen
Eine Person verantwortlich machen und feste Anlässe zur Aktualisierung festlegen, etwa Eintritt, Wechsel und Austritt.
Was gilt beim Datenschutz für Expertenverzeichnisse?
Sobald eine Wissenslandkarte Namen enthält, verarbeitet sie personenbezogene Daten von Beschäftigten. Dann gelten die Grundsätze aus Artikel 5 DSGVO, darunter Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit und Speicherbegrenzung. Ein Verzeichnis, das zum Finden von Ansprechpartnern angelegt wurde, darf also nicht ohne Weiteres für Leistungsvergleiche genutzt werden. Und es sollte nur enthalten, was für den Zweck nötig ist.
Artikel 88 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, für den Beschäftigungskontext spezifischere Vorschriften zu erlassen, auch durch Kollektivvereinbarungen. In Deutschland regelt § 26 BDSG die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Nach Absatz 4 ist sie auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulässig, wozu das Gesetz in Absatz 1 auch Betriebsvereinbarungen zählt.
Setzen Sie auf eine Einwilligung, etwa für freiwillige Angaben im Profil, verlangt § 26 Abs. 2 BDSG einen genauen Blick auf die Freiwilligkeit, weil Beschäftigte vom Arbeitgeber abhängig sind. Die Einwilligung erfolgt schriftlich oder elektronisch, und der Arbeitgeber muss in Textform über Zweck und Widerrufsrecht aufklären.
Einschätzungen über Personen gehören nicht in die Karte. Der Fraunhofer-Leitfaden mahnt beim Ansprechpartnernetzwerk zu äußerster Vorsicht: Persönliche Einschätzungen über Kollegen sind meist nicht mit dem Datenschutzrecht oder betrieblichen Regelungen vereinbar. Wird trotzdem dokumentiert, soll die Dokumentation neutral bleiben und keine personenbezogenen Wertungen enthalten. Mehr zu Datenschutz bei KI-Werkzeugen erklärt die Seite KI und Datenschutz.
Das ist ein sachlicher Überblick und keine Rechtsberatung. Klären Sie die Rechtsgrundlage mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wann hat der Betriebsrat bei einer Wissenslandkarte mitzubestimmen?
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Das gilt, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach Absatz 2 die Einigungsstelle.
Das Bundesarbeitsgericht legt das Wort „bestimmt“ weit aus. Im Beschluss vom 16.07.2024 (1 ABR 16/23) heißt es: Zur Überwachung bestimmt sind technische Einrichtungen, wenn sie objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über Arbeitnehmer zu erheben oder aufzuzeichnen. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Die Überwachung muss dabei durch die technische Einrichtung selbst bewirkt werden.
Für Wissenslandkarten heißt das: Eine Liste, in die Beschäftigte ihre Fachgebiete selbst eintragen, ist etwas anderes als eine Software, die aus E-Mails, Dokumenten oder Tickets automatisch Profile ableitet. Bei automatischer Auswertung ist die Frage der Mitbestimmung besonders sorgfältig zu prüfen. Eine Betriebsvereinbarung schafft für beide Seiten klare Regeln.
Wie hilft KI bei Wissenslandkarten?
KI kann eine Wissenslandkarte an zwei Stellen ergänzen. Erstens beim Erstellen: Aus Gesprächsprotokollen eines Transfergesprächs kann ein Sprachmodell einen ersten Entwurf der Aufgabenlandkarte schreiben, den die befragte Person prüft. Zweitens beim Finden: Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet Fragen aus Dokumenten und kann laut BSI zeigen, auf welchen Textauszügen die Antwort beruht. Damit wird sichtbar, aus welchem Dokument eine Auskunft stammt.
Wer Zugriff auf welche Inhalte hat, gehört laut BSI in ein Rechte- und Rollenkonzept im System. Von einer Umsetzung über Textanweisungen an das Modell rät das BSI ab. Für personenbezogene Profile gilt zusätzlich alles aus den beiden Abschnitten zu Datenschutz und Mitbestimmung.
Eine Wissenslandkarte zeigt Risiken, bevor Wissen verloren geht. Wie Sie gegen Wissensverlust vorgehen und Wissen beim Abgang mit Wissenstransfer sichern, erklären die beiden Leitfäden. Den Zusammenhang mit KI beschreibt der Leitfaden zum KI-Wissensmanagement.
Wenn Sie eine Wissenslandkarte mit Betriebsrat und Datenschutz sauber aufsetzen wollen: Wissensmanagement für Ihr Unternehmen besprechen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Wissenslandkarte und Expertenverzeichnis?
Die Wissenslandkarte ist der Oberbegriff: Sie zeigt, wo Wissen liegt, bei Personen, in Dokumenten oder in Aufgaben. Das Expertenverzeichnis ist eine Form davon, die nach Personen sortiert ist und zeigt, wer sich womit auskennt.
Mit welchem Werkzeug erstellt man eine Wissenslandkarte?
Für den Anfang reichen eine Mindmap-Software, eine Tabelle oder eine Wiki-Seite. Der Fraunhofer-Leitfaden nennt für die Aufgabenlandkarte die Mindmap. Wichtiger als das Werkzeug sind ein klarer Zweck, eine verantwortliche Person und feste Anlässe zur Pflege.
Braucht ein Expertenverzeichnis eine Betriebsvereinbarung?
Nicht in jedem Fall. Der Betriebsrat bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit, wenn eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Bei Software mit automatischer Auswertung ist das sorgfältig zu prüfen. Eine Betriebsvereinbarung kann zudem nach § 26 Abs. 4 BDSG Grundlage der Datenverarbeitung sein.
Welche Daten gehören in ein Expertenverzeichnis?
Nur, was für den Zweck nötig ist: Name, Bereich, Fachgebiete und Kontaktweg. Leistungsbewertungen und persönliche Einschätzungen gehören nicht hinein. Das folgt aus der Datenminimierung nach Artikel 5 DSGVO und den Hinweisen im Fraunhofer-Leitfaden.
Wie oft muss eine Wissenslandkarte aktualisiert werden?
Am besten zu festen Anlässen: bei Eintritt, Wechsel und Austritt von Beschäftigten sowie bei neuen Produkten oder Prozessen. Der Fraunhofer-Leitfaden empfiehlt, eine Aufgabenlandkarte auch nach dem Ausscheiden einer Person auf Abteilungsebene weiterzupflegen. Artikel 5 DSGVO verlangt zudem, dass die Daten sachlich richtig sind.
Quellen
- Wissen erfolgreich bewahren: Ein Leitfaden zum systematisch begleiteten Wechsel von Fach- und Führungskräften (2016), Abschnitte Wissens-/Aufgabenlandkarte und Ansprechpartnernetzwerk, Fraunhofer IPK
- Praxisleitfaden Wissensmanagement (ProWis, 2011), Lösungsbox, Matrix und Glossar, Fraunhofer IPK und Fraunhofer IFF
- Introduction to communities of practice, Etienne und Beverly Wenger-Trayner
- Art. 5 DSGVO: Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Wortlaut), dsgvo-gesetz.de
- Art. 88 DSGVO: Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext (Wortlaut), dsgvo-gesetz.de
- § 26 BDSG: Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet
- § 87 BetrVG: Mitbestimmungsrechte, Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet
- Beschluss vom 16.07.2024, 1 ABR 16/23 (Headset-System), Bundesarbeitsgericht
- Generative KI-Modelle: Chancen und Risiken für Industrie und Behörden, Version 2.0 (17.01.2025), Maßnahme M14, BSI